Commercialiser ses légumes par abonnement : comment obtenir un logiciel de gestion adapté ?

En principe, la tâche d’un logiciel de gestion d’abonnements consiste à simplifier les processus et à les rendre plus efficaces. De la saisie des données relatives aux client-e-s et aux commandes à la livraison et à la facturation, en passant par le processus d’emballage, le logiciel doit permettre de réduire au minimum les tâches administratives.

Les solutions logicielles sont typiquement divisées en un espace client et un espace administrateur. Dans le portail client, les abonné-e-s peuvent, selon l’exploitation et le logiciel, saisir de manière autonome leurs données, sélectionner un type d’abonnement ou adapter individuellement le contenu du panier, choisir le mode de livraison ou encore indiquer leurs absences pour cause de congés.

Les informations ainsi saisies sont ensuite mises à la disposition des productrices et producteurs sous forme de résumé dans l’espace administrateur. Selon le logiciel, il est ainsi possible de créer des listes de récolte pour l’équipe travaillant dans les champs, d’établir des listes de colisage et des bons de livraison pour les personnes chargées du conditionnement, de planifier des tournées de livraison, d’émettre des factures ou encore d’effectuer l’ensemble des encaissements. L’éventail des options offertes par les différents logiciels est assez large, comme le montre le document ci-après.

Comparaison des logiciels de gestion d’abonnements (91.7 KB)

La complexité des processus varie fortement en fonction du modèle d’abonnement proposé. Si, par exemple, le contenu de l’abonnement est fixé par l’exploitation, cela simplifie considérablement la logistique et le travail administratif. La préparation des commandes est ainsi identique pour tous les paniers, ce qui simplifie le calcul des quantités à récolter; en outre, les montants des factures sont identiques. Les quatre solutions logicielles Juntagrico, Openolitor, ACP-Admin et Martas, par exemple, sont conçues pour ce type d’abonnement.

Les trois outils open source Juntagrico, ACP-Admin et Openolitor sont issus de trois initiatives d’agriculture contractuelle de proximité (ACP). Voilà pourquoi les applications respectives permettent également de gérer les interventions sur les champs.

Si les paniers de légumes doivent être livrés à domicile par l’exploitation, une fonction de planification de l’itinéraire s’avère très utile. Les trois solutions logicielles Saisonbox, PC-Gärtner et Biodeliver 2.0 offrent même une application de livraison pour smartphone permettant de planifier l’itinéraire: il est notamment possible de saisir les colis et d’enregistrer les adresses de livraison directement dans le GPS. Ces trois applications très complètes offrent en outre la possibilité de facturer par quantité, permettant de saisir le poids exact de chaque produit et de calculer le prix en conséquence.

Enfin, les différentes applications se distinguent aussi considérablement en matière de coûts, comme le montre le tableau du fichier intitulé «Comparaison des logiciels de gestion d’abonnements». La plupart des fournisseurs appliquent des frais mensuels pour l’utilisation du logiciel, y compris les mises à jour et le support. Le plus souvent, il s’agit de payer un pourcentage fixe du chiffre d’affaires réalisé variant de 0,6 % pour Martas à 8,5 % pour Saisonbox, ce dernier service incluant l’ensemble de la comptabilité pour les exploitations. À ces frais s’ajoutent, chez certains fournisseurs, des forfaits annuels par module (application de livraison, ligne d’emballage, etc.) ou, dans l’exemple de PC-Gärtner, des frais de licence à payer une seule fois.

Quant aux deux solutions open source Juntagrico et Openolitor, elles sont en principe gratuites, à condition d’être auto-hébergées. À cet effet, des connaissances informatiques de base sont nécessaires. L’adhésion à l’association d’exploitation et de support ne coûte que 8 francs, respectivement 35 francs par mois. Les coûts effectifs des différentes applications sont calculés dans le document intitulé «Aperçu des logiciels de gestion d’abonnements» à l’aide de deux exemples d’exploitations.

Pour connaître en détail les coûts et les fonctionnalités des différentes applications, il convient de consulter les sites web correspondants ou de contacter directement les fournisseurs. En effet, il n’a pas été possible d’énumérer toutes les fonctionnalités des différents outils dans le présent article et le choix des fournisseurs de logiciels de gestion d’abonnements n’est pas exhaustif non plus. Les outils présentés servent plutôt à montrer l’éventail de fonctionnalités et de possibilités qu’offrent les différents fournisseurs.

Samuel Hauenstein, FiBL